【インバスケット】どうやって対策する?

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インバスケット演習の試験対策ページです。
知識ゼロの状態から、2日間の対策で、ほどほどの評価を取るための方法をお伝えします。

使用教材

  • 管理職のためのインバスケット演習

対策方針

  1.  インバスケット演習を知る
  2.  解くときのルールを作る
  3.  作ったルールを使ってインバスケット演習の問題を解く

インバスケット演習を知るところから始めます。
まずはインバスケット演習に取り組み、インバスケット演習がどのような試験なのかを
理解します。

次に、インバスケット演習を解くときのルールを作ります。
さきほど行ったインバスケット演習時に、自分が難しいと感じたことを書き出してください。
そのうえで、どうすればよかったのか対策を考え、ルールに落とし込みます。
私は、インバスケット演習の難しさは、以下の3点にあると思いました。

  1. 案件同士につながりがあり、関連のある案件をうまく結びつけるのが難しい
  2. ほぼ全ての案件の緊急度が高く、処理する順番を決めなければならない
  3. 案件の数が多く、制限時間内では終わらない量である

試験を受けている時に、これらのことをいちいち考えていては、時間が足りなくなります。
そのため、対策としては、事前に解くときのルールを決めて、それに従って処理していくという方法が適しています
いわば、インバスケット演習を解く時のプログラムを事前にインストールするようなものです。

その後、作ったルールの有効性を確認するために、再びインバスケット演習の問題を解きます。
特に困ることがなく、うまく解けそうだと感じることができれば対策終了です。
もし、ルールがうまく機能しなかった部分があったのなら、より使いやすいように修正してください。

具体的な方法

①インバスケット演習の問題を解く。

【目標】インバスケット演習の形式、出てくる問題の内容を知る

【期間】3時間

【やり方】

インバスケット演習の問題を、定められた時間で解いてください。
この時、頭の中だけで考えるのではなく、実際に書くようにしてください
そのうえで、本の解説を読むと、インバスケット演習の形式やどのような案件が出てくるかをより理解しやすくなります。

なお、本の解説では、かなりしっかりとした回答が書かれていますが、あくまでも模範回答です。短時間で処理しなければならない状況の中で、あの内容を書ける人は、ほぼいないと思います(書けるのであれば、対策はそもそも不要な気がします)。そのため、自分は全く書けなかったと凹む必要はありません。

②解くときのルールを作る

インバスケット演習中に自身が困ったことを書き出す。

インバスケット演習の問題を解いていて困ったことを、書き出してください。
なお、私が困ったことは以下のことです。

・案件をどのように紐づけて、回答していいかわからない

・案件をどの順番で処理していいか迷う

・方針の立て方がわからない

・登場人物や部署の名前や特徴が覚えられない

・案件を読むのに時間がかかる

・回答シートに何を書いていいかわからない

困りごとの対処法を考え、ルールに落とし込む。

①で抽出した自身が困ったことに対する対処法を考えてください。
人それぞれ適切な対処方法があると思いますので、自身が最適だと思う方法を考えて、ルールに落とし込んでください。

参考までに、私の困りごととその対処方法を下表にまとめています。
No.4~6のような困りごとは、自分のやりやすいように決めるだけだったのですが、No.1~3のような困りごとの対処方法は悩みました。
最終的には、インバスケット演習に取り組む時の手順を作ることしました。
手順の詳細はこちらです。

No.困りごとルール
1案件をどのように紐づけて、回答していいかわからないインバスケット演習に取り組む時の手順を作る

※手順の詳細はこちら
2案件をどの順番で処理していいか迷う
3方針の立て方がわからない
4登場人物や部署の名前や特徴が覚えられない目につくところに、情報が書かれた紙を置いておく
5案件を読むのに時間がかかる案件に書かれている文章をすべて読まない。

まずは、全案件に目を通すことを優先し、各案件が何に関連しているかだけ、理解するようにする。

そのあと、案件の分析をする時にしっかりと読むようにする。
6回答シートに何を書いていいかわからない・誰に、何を、いつまでにしてもらうかを端的に書く(5W1Hを意識)

・案件から読み取れる事実と自分が立てた仮説かは明確に区別する。

・情報を持っていなくて自分一人 では対処できないこともある。わからないことは、わからないという割り切りも大事。

・全て自分で処理しようとしない。 他の人にお願いできるところは、お願いする。

③作ったルールの検証をする。

【目標】作ったルールで、インバスケット演習が上手く処理できることを確認する

【期間】2時間

【やり方】

2で作ったルールに従って、インバスケット演習を行う。

1.で用いたインバスケット演習の問題を、作ったルールを使ってもう一度解きます。
その時、前回演習時に困ったことが解消されているか、確認しながら解いてください。

ルールの見直しをする。

①のインバスケット演習時に特に困ったことが出てこなかったら、終了です。
もし、出てきたのであれば、ルールを見直してください。

ただ、完璧を目指そうと思うと、いつまでも終わらない可能性があります。自分で何となく大丈夫そうだと思えれば、それで大丈夫です。